LibreOffice Calc, gestire i fogli elettronici

Un foglio elettronico è una tipologia di software da ufficio in grado di manipolare automaticamente una o più sequenze di dati.

Esso è in grado di operare su essi tutta una serie di operazioni matematiche, logiche, di confronto e di elaborarne riassunti anche in forma grafica.

Storicamente si deve al foglio elettronico il passaggio del PC, nell'immaginario collettivo, da strumento di svago per hobbisti ad uno degli strumenti di lavoro più efficaci.

Il foglio elettronico più diffuso al mondo è Microsoft Excel, ma fra i software liberi e opensource il migliore è sicuramente LibreOffice Calc. Quale sia il migliore fra tutti... è una partita aperta!

Gestione Files

LibreOffice Calc è in grado di gestire un numero incredibile di formati di files, sia in lettura (ovvero per aprire e visualizzare il contenuto di un foglio elettronico), sia in scrittura (ovvero per salvare un file secondo un certo formato.

I formati principali che Calc è in grado di gestire sono:

Formato		Descrizione
Il formato .ods	(Open Document SpreadSheet)	Il formato predefinito di Calc, aperto, standard della Open Document Foundation.
Il formato .xlsx	(Excel 2007 -- Office 365)	Il formato predefinito di Excel (dalla versione 2007), standard supportato da Microsoft.
Il formato .xls	(Excel 97 -- 2003)	Il formato predefinito di Excel prima del 2007, binario (non standard) e proprietario Microsoft.
Il formato .csv	(Comma Separated Values)	Un formato di testo molto semplice molto diffuso, utile per l'esportazione dei valori.

Le caselle del Foglio Elettronico

Ogni file di Calc contiene almeno un foglio elettronico (sheet). Ogni foglio è suddiviso in tante caselle (cell). Tante quante? Esattamente 1.073.741.824! O per meglio dire 2^30^. Infatti le righe, che sono indicate con un numero crescente, vanno da 1 fino a 1.048.576 (cioè 2^20^), mentre le colonne, che sono indicate con una combinazione di lettere da A fino ad AMJ, sono 1024 (cioè 2^10^). E il prodotto di 2 potenze con la stessa base è un calcolo molto semplice...

Con tante caselle a disposizione dovremmo capire subito un concetto fondamentale:

Tutte le caselle di un foglio elettronico dovrebbero contenere solo informazioni elementari

Ad esempio, se memorizzassimo in esso i nomi dei nostri compagni di classe (l'elenco della classe) dovremmo inserire in una casella il nome e in quella adiacente il cognome e organizzare i dati in modo tale che in una colonna ci siano tutti i nomi e in un'altra tutti i cognomi.

Insomma... un concetto importante sì... difficile no!

L'importanza di questo concetto sta nel fatto che organizzando i dati in informazioni elementari, essi diventano facilmente elaborabili, ordinabili, facili da ricercare e modificare.

Insomma, in questo modo il foglio elettronico può lavorare alla massima potenza!

Ogni casella del foglio elettronico è individuabile incrociando le sue coordinate

Nello screenshot a fianco, è stata selezionata la casella B2, le cui coordinate sono state ottenute prendendo la colonna (B) e la riga (2) in cui la casella si trova.

In questa immagine invece, abbiamo una selezione rettangolare, ottenuta selezionando un gruppo di caselle con il mouse e identificabile con le coordinate delle caselle:

"in alto a sx" : "in basso a dx"

Nel nostro esempio l'area selezionata di individua con le coordinate B2:D8.

Tanti fogli per un solo File

Quando si apre un foglio elettronico vuoto, esso si presenta con un unico Foglio (sheet) presente.

Esso contiene da solo tutte le funzionalità e caratteristiche di cui abbiamo parlato fino ad ora!

Il suo nome di default è "Foglio1".

Se fai doppio click sopra al nome, appare una finestra in cui puoi modificare il nome a tuo piacere.

Come si vede dall'immagine è possibile aggiungere altri fogli allo stesso file, semplicemente cliccando sul + evidenziato nel disegno!

Chi è curioso dei numeri sappia che ogni file LibreOffice Calc supporta fino a 10.000 fogli!!

Credo possano bastare... per una vita! Non solo per un file...

Formato dei dati (nelle caselle)

Ogni casella di Calc può gestire dati in un diverso formato, che è possibile specificare tramite l'opzione "Formatta celle..." dal menù Formato oppure più semplicemente, dal menù contestuale.

I formati disponibili sono i seguenti:

Formato	Descrizione
Numero	Indica un numero, con o senza virgola.
Percentuale	Un numero reale tale che 1 corrisponde al 100%
Valuta	Un numero che indica una quantità monetaria, con accanto il simbolo della moneta selezionata.
Data	Valore per data e ora
Ora	Valore per orario
Scientifico	Un numero in notazione scientifica
Testo	Un valore per una stringa di testo
Personalizzato	Un formato personalizzabile dall'utente

Adesso bisogna solo provare!

Operazioni e Riferimenti

I concetti di operazioni e riferimenti sul foglio elettronico sono un tipico esempio di qualcosa che non si può imparare leggendo, ma si deve capire provando con il foglio elettronico sotto. La spiegazione che segue è quindi organizzata esattamente come io la farei in laboratorio: per seguire bene dovete aprire il foglio elettronico e provare man mano che vado avanti con gli esempi e le spiegazioni.

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Esempio 1: moltiplicazioni

Per prima cosa scrivete un "1" in una casella del foglio elettronico.

Se rimanete sopra di esso con la selezione

vedete in alto a sinistra il riferimento alla casella selezionata (C4) e in alto a destra della figura, nella barra della formula, il valore 1 ripetuto.

A questo punto avvicinate il mouse alla casella selezionata, precisamente al quadratino evidenziato in basso a sinistra di essa, fino a che il puntatore non diventa un "mirino" ( + ).

Con il puntatore a mirino, trascinate la casella selezionata, quella con l'uno, verso il basso.

Come vedete 1 è diventato 2, poi 3 e così via fino a che non ho smesso di scorrere verso il basso.

Mi sono fermato a 10.

Voglio provare a fare la stessa cosa adesso con una parola.

Come vedete, ho scritto "per" di fianco al numero 1. Metto il puntatore vicino al quadratino basso della selezione e con il mirino tiro verso il basso.

Questa volta le parole sono state semplicemente copiate, senza alcuna modifica o incremento.

Riassumendo:

• il trascinamento dei numeri in modalità "mirino" funziona in senso incrementale
• il trascinamento delle parole in modalità "mirino" copia in maniera identica il contenuto delle caselle.

Adesso proviamo a modificare il comportamento predefinito. Scriviamo un numero di fianco alla scritta "per" (nel mio esempio 5), posizioniamo il puntatore vicino al quadratino basso della selezione per la modalità "mirino" e teniamo premuto CTRL (il tasto CONTROL) sulla tastiera.

Il trascinamento copierà i numeri come fossero parole

Aggiungiamo una nuova stringa con il solito trascinamento e passiamo alla novità di adesso.

Nella casella del risultato (G4, nel mio esempio) vado a scrivere:

= C4 * E4

Così come lo vedete qui e come appare sulla barra della formula.

L'uguale all'inizio di una casella induce il foglio elettronico ad eseguire una operazione.

Tramite i riferimenti C4 ed E4 e il simbolo della moltiplicazione ho indicato cosa dovesse fare. Nella casella trovate il risultato; se osservate la barra della formula, trovate (appunto) la formula.

Proviamo adesso a trascinare verso il basso la formula in G4 così come abbiamo fatto con gli altri valori.

Incredibilmente il foglio elettronico "aggiorna" la formula con i riferimenti relativi alla attuale sinistra di ogni colonna!

E le operazioni hanno improvvisamente senso...

C'è un'altra caratteristica importantissima che ha a che fare con operazioni e riferimenti e che il foglio elettronico ci offre. Provate a modificare a mano alcuni dei valori numerici delle prime due colonne e guardate cosa succede alle caselle con le formule...

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Esempio 2: tabelline

Compresi i concetti del primo esempio, aumentiamo un po\' la velocità.

Preparate un nuovo foglio in questo modo:

• colonna di numeri da 1 a 10
• la scritta "tabellina del" sopra
• una casella dove inserire la tabellina da calcolare
• una formula per calcolare la tabellina con una moltiplicazione, pronta per il trascinamento

Il trascinamento è ok, ma i risultati... no! Man mano che "abbassiamo" la formula, i numeri della colonna da 1 a 10 vengono "trasportati" correttamente ma il riferimento al 6 in alto si "sposta" verso il basso.

I riferimenti relativi (quelli dell'esempio 1, ad esempio la casella G2) si muovono durante il trascinamento delle formule.

In questo caso occorre un'altra strategia.

Per avere un riferimento "fisso" devi inserire i "dollari" $ davanti a righe e colonne del riferimento!

Mi spiego: un riferimento relativo, ad esempio G2 è un riferimento perché individua una casella, quella che si trova all'incrocio della colonna G con la riga 2, da cui G2.

Per ottenere un riferimento assoluto dobbiamo anteporre i simboli del dollaro a righe e colonne, quindi G2 diventa $G$2.

Un riferimento assoluto individua una casella esattamente come il riferimento relativo, ma con una importante differenza:

rimane fisso durante i trascinamenti nelle formule!

Ecco allora che trascinando la nuova formula scritta con il riferimento assoluto per la casella G4, otteniamo la tabellina come la volevamo!

Provate a fare due esperimenti:

1. Osservate la formula che è stata "trascinata" dentro la casella G13
2. Provate a modificare il valore nella casella G2

Grafici

I grafici sono un must per chi utilizza i fogli elettronici perché permettono di rappresentare i dati in modo chiaro, conciso e velocemente comprensibile.

Creare un buon grafico per visualizzare la situazione dei dati è un'arte... noi attualmente ci preoccupiamo solo di capire come poterli inserire nei nostri fogli.

La cosa più semplice da fare quando si vuole creare un grafico è selezionare prima i dati che devono essere rappresentati. In questo modo durante la creazione ci si potrà concentrare solo sulla parte... grafica :)

Partiamo da una tabella qualunque...

Selezioniamo i dati interessanti, da rendere in un grafico. Nel nostro caso, volendo rappresentare i voti per materia di Pinco Pallino vado a selezionare le caselle A2 : B6

A questo punto andiamo a inserire il grafico con l'azione GRAFICO dal menù INSERISCI:

A questo punto si presenta la finestra di selezione grafico. Cosa vi devo dire? Scegliete quello che vi piace di più...

Ci sono 4 step in questa procedura guidata, ma i due complicati, Area dati e Serie di dati, sono stati compilati automaticamente grazie al fatto che avete inserito il grafico con i dati già selezionati!

Passate all'ultima scheda per decidere il titolo e la posizione della legenda e premete FINE!

Ecco fatto!

Avete creato il vostro primo grafico con LibreOffice Calc!

Con la pratica impareremo meglio ma così siamo già operativi per gli esercizi ;)

Funzioni

LibreOffice Calc fornisce una miriade di funzioni e vi assicuro che ci toccherà studiarne parecchie! La prima cosa da sapere sulle funzioni è che sono talmente tante da essere classificate per categoria!

Le categorie di funzioni presenti in LibreOffice Calc sono:

Categoria	Descrizione
Database	Funzioni che consentono di gestire i dati organizzati in una sola riga per un solo record.
Data&Orario	Funzioni per inserire e modificare valori di data e orario.
Finanza	Funzioni di matematica finanziaria
Informazione	Funzioni che ritornano informazioni sul foglio elettronico, sul sistema operativo e sul sistema in genere.
Logica	Funzioni per la logica proposizionale.
Matematica	Funzioni di matematica: aritmetica, geometria, trigonometria.
Matrice	Funzioni per l'elaborazione dei dati in forma matriciale.
Statistica	Funzioni statistiche
Foglio elettronico	Funzioni generiche per operazioni sul foglio elettronico.
Testo	Funzioni di manipolazione del testo.
Add in	Funzioni aggiuntive disponibili.

Ovviamente noi ne studieremo solo una accurata selezione e neanche per tutti le categorie disponibili. Però faremo in modo che diventiate autonomi nello studio di eventuali nuove funzioni che potrebbero interessarvi in futuro...

Le funzioni si inseriscono selezionando prima di tutto la CASELLA ove si vuole compiere una operazione e poi selezionando l'apposita pulsante della barra della formula per l'inserimento guidato di una funzione.

A questo punto:

1. si cerca la funzione per nome con l'apposita casella di ricerca
2. trovata la funzione, si legge la descrizione su di essa che l'interfaccia fornisce
3. si segue la procedura guidata per la creazione della funzione selezionata

Certo... più o meno è proprio così... e se fosse così facile in un paio di settimane potremmo fare subito la verifica!

In realtà non è molto complicato, ma è meglio studiare volta per volta le funzioni che andremo ad utilizzare per non dover ogni volta ricominciare da zero.

Di certo però non posso presentarvi la procedura guidata per ognuna delle funzioni che studieremo! Ci mettereste di più a studiare che ad esercitarvi :)

Le funzioni (e le relative esercitazioni) che andremo a studiare (e ad affrontare) sono organizzate nella seguente modalità:

• Funzioni Somma, Min, Max
• Funzione Se
• Funzioni conta: conta.se, conta.valori, conta.vuote
• Ordinamento dati
• Importazione da CSV
• Formattazione condizionale
• Formule composte
• Filtri, subtotali, tabelle pivot